O Guia de Diretrizes do Programa de Integridade para Empresas Privadas (Vol. II), publicado pela Controladoria-Geral da União (CGU), destaca que o monitoramento contínuo deve incluir procedimentos que verifiquem a aderência do Programa de Integridade à operação da empresa. Além disso, é essencial estabelecer mecanismos que permitam identificar deficiências e utilizá-las como insumo para o aprimoramento constante do programa.
Esse monitoramento é fundamental para, dentre outros, detectar e corrigir falhas, aperfeiçoar medidas existentes, acompanhar novos riscos e desenvolver ações de mitigação de forma tempestiva.
Para ser eficaz, o monitoramento deve ser planejado, estruturado e documentado.
Além das diretrizes do Guia, recomenda-se observar os seguintes pontos para a condução do monitoramento:
- Elaboração de Plano de Monitoramento;
- Definição dos responsáveis por realizar essa atividade, cabendo ressaltar a relevância da participação da instância responsável pelo Programa de Integridade neste processo;
- Definição de uma periodicidade para realização do monitoramento, que pode variar a depender da política ou instrumento do Programa de Integridade objeto do monitoramento e dos riscos envolvidos nas operações;
- Padronização da forma e da periodicidade de apresentação das informações e dados obtidos com o monitoramento. Por exemplo, as informações e dados serão incluídos em um relatório trimestral/semestral ou estarão disponíveis para consulta em algum sistema desenvolvido ou contratado pela empresa;
- Compartilhamento dos resultados do monitoramento com os níveis hierárquicos mais elevados da empresa.
- Utilização de indicadores e estabelecimento de metas de desempenho;
- Realização de pesquisas de percepção. Tais pesquisas podem ser realizadas internamente ou por meio de empresas contratadas com esta finalidade. Elas podem ser úteis, por exemplo, para avaliar o conhecimento e o engajamento dos funcionários sobre temas relacionados ao Programa de Integridade, indicar como os funcionários ou terceiros veem o comprometimento da empresa e de sua liderança com a cultura de integridade;
- Documentação e registro de todo o processo de monitoramento.
A HECT monitora o seu Programa de Compliance e Integridade conforme recomendações da CGU. Como forma de manter a transparência e a responsabilidade social, a disponibilizamos os dados para os públicos internos e externos através da página https://www.hect.com.br/compliance-e-integridade/. São eles:
– A identificação de seus proprietários ou principais acionistas
– As demonstrações financeiras
– As participações em licitações públicas
– Os contratos firmados com a Administração Pública
– Os incentivos ou benefícios fiscais recebidos ou não
– Os patrocínios e doações realizados
– Os relatórios periódicos com informações relativas ao programa de integridade
– A estrutura da equipe que compõe a instância interna responsável pelo programa de integridade, incluindo organograma de reporte bem definido, bem como cargo, atribuições e responsabilidades dos seus integrantes
– A seção específica no site da empresa que reúna as informações sobre o programa de integridade
– Documentos do Programa de Compliance
Ainda, as principais atividades exercidas pela Hect podem ser verificadas na página www.hect.com.br/servicos/ e a identificação e função de seus executivos e dirigentes www.hect.com.br/equipe/.
O guia lançado pela CGU pode ser acessado através do link https://www.gov.br/cgu/pt-br/assuntos/noticias/2024/10/cgu-publica-novo-guia-de-diretrizes-para-empresas-privadas/GuiaDiretrizes_v14out1.pdf.
